新闻详情
照片档案的整理归档 广州华信档案用品有限公司
作者:管理员    发布于:2011-04-23 01:26:42    文字:【】【】【
摘要:照片档案的整理归档
照片档案的整理归档
  一、照片档案收集 
  照片档案是指国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的以静止摄影影像为主要反映方式的有保存价值的历史记录。照片档案一般包括底片、照片和文字说明三部分。 
  (一)照片档案归档范围 
  1、  记录本单位主要职能活动和重要工作成果的照片 
  2、  领导人和著名人物参加与本单位有关的重大公务活动照片 
  3、  本单位组织或个人参加的重要外事活动的照片 
  4、  记录本单位重大事件、重大事故、重大自然灾害及其他异常情况和现象的照片 
  5、  记录本地区地理概貌、城乡建设、重点工程、名胜古迹、自然风光以及民间风俗和著名人物的照片 
  6、  其他具有保存价值的照片 
  (二)收集办法 
  1、从源头入手,档案工作人员平时要注意调查了解本机关各项工作活动,掌握形成照片的准确信息,与照片形成部门和个人进行充分的沟通,督促他们及时归档。 
  2、坚持“以我为主”的原则,既要以本单位形成并反映本单位职能活动的内容为拍摄、收集、归档的重点,做到“你无我有,你有我精”,独具特色 
  3、照片档案归档时间 
  定期归档(平常活动) 
  随时归档(重大活动) 
  4、照片档案归档要求 
  由本单位档案室集中保管 
  凡是本单位组织宣传教育、重****念活动,由电视台等新闻媒体参与录制的,应及时联系,复制一套归档保存 
  参与各项活动的摄影者要自觉按照照片归档制度的要求,在活动结束后及时将手中的照片加注文字说明,向本单位档案室移交,任何个人不得据为已有。 
  对存有真伪疑义的照片应采取措施进行鉴定 
  二、照片档案整理 
  (一)  规范整理照片目地是为了便于保管和提供利用 
  按照GB∕T11821—2002《照片档案管理规范》 
  (二)照片的分类 
  1、 应在全宗内按 
  保管期限—年度—问题分类 ,跨年度且不可分割的照片,也可按保管期限—问题—年度分类 。 
  (三)照片的排列 
  1、 在分类方案的最低一级类目内,按问题结合时间 
  例:保管期限—年度—问题 
  永久—2006年—福建省档案工作会议(1-12) 、 福建省重点工程档案工作会议 (13-25) 
  保管期限—问题—年度 
  永久--ⅩⅩ案件—2006年(1-10张) 、2007年(11-29张) 
  2、照片档案的编号 
  照片号是固定和反映每张照片在全宗内分类与排列顺序的一组字符代码 
  格式一:全宗号-保管期限代码-册号-张号 
  格式二:全宗号—保管期限代码—张号 
  3、 底片的编号 
  (1)、与照片分别编号法 
  (2)、与照片合一编号法 
  4、 底片编号格式: 
  全宗号—保管期限代码—张号 (1、全宗号:档案馆给立档单位编制的代码 ;2、保管期限代码:分别用“1、2、3”或“Y、 C、D”对应代表“永久、 长期、短期”;3、 张号: 格式一中的张号是指在册内的排列从“1”开始的顺序编号 格式二中是指在保管期限内照片的排列从“1”开始的顺序编号 
  5、单张照片说明的填写 
  (1)、说明格式 
  题名: 
  照片号: 
  底片号: 
  参见号: 
  时  间: 
  摄影者: 
  文字说明: 
  (2)、 说明的内容 
  题名:应简明概括、准确反映照片的基本内容,人物、地点、事由 
  底片号:全宗号-保管期限代码-张号 
  若采用照片与底片合一编号法,可不填写底片号 
  参见号:是指与本张照片有密切联系的其他载体档案的档号 ,如文书档案101-4-12 
  摄影者:一般填写个人,必要时可加写单位 
  文字说明 :综合运用事由、时间、地点、人物、背景等要素,概括揭示照片影像所反映的全部信息;或仅对题名未及内容作出补充。 
  6、大幅照片说明 
  可另纸书写。一组联系密切的照片中的大幅照片,应随该组照片一同在册内编号,填写单张照片说明,并注明存放位置 
  对于照片册放置不下的大幅照片,可将其放入专用的档案袋或档案盒中 
  7、编组联符号 
  组联符号:同组中的每一张照片均应在单张照片的左或右上角标出组联符号 
  组联符号按组依次采用“①”、“②”… 
  例:1--①、2--①、3--①、4、 5、 6--②、7--②、8--② 
  组联符号不宜越册 
  8、组合照片说明 
  一组(若干张)联系密切的照片按顺序排列后,可拟写组合照片说明,其单张照片说明可以从简 
  组合照片说明 :组合照片说明应概括揭示该组照片所反映的全部信息内容及其他需要说明的事项 ; 
  应在组合照片说明中指出所含照片的起止张号和数量 ; 
  组合照片说明可放在本组第一张照片的上方,也可放在本册所有照片之前 。 
  三、数码照片档案管理 
  (一)概述 
  1、数码照片 :用扫描、数码照相设备获得的,以数字形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体,依赖计算机系统阅读、处理,并可在通信网络上传送的静态图像文件 
  2、数码照片档案: 国家机构、社会组织以及个人在社会活动中形成的,有保存价值的数码照片。数码照片档案一般由数字图像(照片)、文字说明两部分组成。 
  3、数码照片与传统照片相比,具有许多的优势 (1) 成像快、处理快、编辑快、查阅快、连接快 ;(2)应用广泛。数码照片可以在自己的数码相机和计算机上显示、浏览、处理,还可以与打印机、刻录机、幻灯机、电视机等多种外连设备连接传输,更能与局域网中多台电脑或各个网站互相链接,通过网上发布,从而大大扩展了应用范围。 
  4、数码照片的特点 :(1) 对软硬件的依赖性; (2)  信息的易改性; (3) 信息与载体的可分离性 
  5、按照数码照片采集渠道可以分为: (1)数码件:指利用数码照相设备拍摄直接形成的静态图像文件。 (2)扫描件:指利用扫描仪将纸质照片、底片扫描后形成的静态图像文件 
  (二)如何确保数码照片的真实性、完整性、有效性 
  前端控制 
  ◆从照片的形成开始就要从制度上和技术上保证其真实、完整、有效 
  ◆ 档案工作人员要根据数码照片档案的特殊性,在收集、归档工作中坚持前端控制并参与指导,保证这一新型载体档案的完整与安全。 
  ◆数码照片形成部门要指定专人负责数码照片档案的管理。 
  ◆在每次拍摄工作完成后,三日内将数码相机存储卡上的数据转存到本部门指定的专用计算机内。 
  ◆通过筛选,对确定属于归档范围的数码照片,进行分类、整理、编号,并保存在特定文件夹或数据库中。 
  ◆注意采集并保存在拍摄时由数码相机自动生成的EIXF文件(照片元数据)。对数字照片进行复制、迁移时,不应将EIXF文件与数字照片相分离。 
  ◆档案员要在数码照片形成三个月内将数码照片档案数据载入供档案管理专用的计算机中,建立专题文件夹或数据库予以保存。并进行备份,存储于能够脱机保存的载体上,以防数据丢失。 
  ◆利用OA(办公自动化系统软件)内部发文的模块,让照片及时归档 
  ◆既保存了数码照片形成的背景信息,原数据信息,而且也使相关部门不得不对归档照片的质量和真实性负责 
  (三)数码照片归档要求 
  形成部门负责对应归档的数码照片进行收集,按规范要求编写文字说明,自形成之日起三个月内向本单位档案部门移交,并办理移交手续 
  (1).移交、接收检验 
  数字照片移交时,交接双方应对移交的照片载体及照片内容进行检验,其内容包括硬件环境、软件环境版本的有效性、记录格式、注释说明、编号等内容是否齐全,合格率应达到100﹪。 
  (2).移交手续 
  交接双方验收合格后,填写《归档电子文件移交、接收检验登记表》。登记表一式两份,交接双方各保存一份。 
  归档的数码照片、文字说明二者应齐全。文字说明要充分体现时间、地点、人物、事由、背景、摄影者等六要素,确切地反映照片的内容 
  1、数码照片归档要求 
  (1)、 归档的数码照片格式应为TIFF、JPEG 格式。 
  (2)、 对于采用非通用文件格式的数码照片,收集时应将其在分辨率不变的前提下,转换成TIFF、JPEG格式,并在备注栏中记载。 
  (3)、 如无法转换,则应将相关软件一并收集。 
  (4)、  拍摄数码照片的像素数应在500万以上 
  (5)、  扫描照片的线数应不低于600dpi。 
  (6)、 用底片扫描仪对感光胶片进行扫描时,其扫描的分辨率应达到1200~2400dpi。 
  ( 7)、  数字图像的归档可分两步进行,对实时归档的先做逻辑归档 
  (8)、 然后再定期完成物理归档,刻录到光盘 
  (9)、 对具有永久保存价值的数码照片,归档时必须冲印或打印出纸质照片,按双套制要求保存。 
  纸质照片的档案管理参照国家标准GB/Tl 1821—2002《照片档案管理规范》执行。 
  归档时应标明互见号,格式为:全宗号—光盘号—照片号(标注于纸质照片的文字说明中)或全宗号—册号—张号(标注于数码照片的文字说明中)。 
  2、数码照片整理 
  ( 1)、 鉴定: 
  归档的数码照片原则上应为原件,以确保其原始性。照片经过修改的不能作为档案归档。 
  鉴定: 对于没有归档价值的或重复的照片必须剔除。 反映同一场景的数码照片重要的可多保留,一般的只保留一张 ;照片应具备主题鲜明、影像清晰、画面完整、未加修饰剪裁等特点 
  (2)、分 类 
  将数码照片按其形成年度分类。 
  不同年度的数码照片应分别整理 
  在同年度下同一主题活动的照片分类在一起 
  如本单位形成的数字照片数量较多,可根据需要设置二级类目。 
  可按年度——问题进行分类 
  跨年度且不可分的照片,应按事件结束年度归档。 
  建设项目工程、科研课题等专门数码照片档案 
  ★按分部分项进行分类 
  ★不同项目的照片应分别整理 
  (3)、排 列 
  每一个年度建立一个文件夹 
  每个文件夹赋予一个文件名 
  数码照片文件按时间先后排列,一组联系密切的数码照片应排列在一起。 
  ● 在排列组合照片时,可先将组与组之间形成时间顺序进行排列,再对组内照片进行排列 
  文件夹命名: 
  △每个文件夹赋予一个文件名 
  △文件夹名必须具有惟一性 
  △以年度或项目代号作为文件夹名 
  文件夹命名: 
  例一  2006年照片 
  例二  HC.621 
  HC 海沧大桥项目档案 
  621 工程科研实验类 
  文件夹内的每张照片要有简单的文字 
  (4)、说明 
  在文件夹内添加“文本文档”,在“文本文档”内填写照片档案总说明 
  利用MicrosoftofficePowerPoint软件(幻灯片)将数码相机拍摄的影像分类后创建和编辑成幻灯片,添加上相关事由、时间、地点、人物、等文字说明 
  (5)然后再刻录成光盘 
  此方法包含照片、文字说明,与实体照片档案整理的排序一致 
  编辑的幻灯片能利用计算机实现快速检索(只要在编辑工具栏—“查找内容”项输入关键词就能找到所需的照片档案) 
  (6) 直接采用图像软件进行著录 
  软件直接提供文件属性的编写,包括文字说明、拍摄者、拍摄时间等,还可以直接将原数据信息,如什么相机拍摄的、拍摄时间、照片大小、像素、更改信息等显示并打印出来。 
  提高工作效率 
  保证著录信息的准确性 
  有检索功能,查找利用方便 
  (7)、编号: 
  文件夹内每一张数码照片按其排列 
  顺序编号。 
  照片号格式为: 
  全宗号—年度—保管期限代码--张号 
  例:0131-2007-Y-0008 
  (8)、编目: 
  数码照片档案应编制光盘文件级目录 : 盘内照片目录以张为单位编制,对所有照片档案进行著录、管理,以便建立统一的照片档案数据库,实现统一管理与检索。 
  数码照片档案文件级著录项包括 : 全宗号、光盘号、照片号、照片题名、参见号、拍摄时间、摄影者、保管期限、采集渠道、备注等项。 
  ★编目(光盘文件级) 
  全宗号:同级档案馆给立档单位编制 的代号 
  光盘号:按形成时间从“1”开始编制 流水号 
  照片号:一张光盘内保存的数码照片从“1”开始编制照片号 
  ★ 编目(光盘文件级) 
  照片题名:题名应简明概括、准确反映照片的基本内容,人物、地点、事由等要素尽可能齐全 
  参见号:与本张数码照片有联系的其他档案的档号 
  采集渠道:根据数码图像文件来源标注“数码件”、“扫描件”。 
  备注:其他需要补充和说明的内容。 
  (9)、光盘封面 
  存储数码照片档案的光盘盘面及包装盒应刻制或贴有识别光盘的统一规格的标签。 
  编制光盘封面,填写相关内容说明(应包括:全宗号、光盘号、套别、全宗名称、形成时间、张数、制作单位、制作日期、保管期限、审核人、光盘种类等) 
  ★光盘封面内容与盘内内容要保持一致 
  全宗号:同级档案馆给立档单位编制 的代号 
  套别:用大写英文字母A、B、C表示。A表示查阅利用;B表示封存保管;C表示异地保存 
  全宗名称:本单位全称或规范性简称 
  形成时间:光盘内数码照片档案的起始年月和终止年月,用6位阿拉伯数字表示,第1~4位表示年,第5~6位表示月,起始年月和终止年月中间用“—”分隔, 
  如:200701—200712 
  张数:盘内数码照片的总数 
  制作单位:光盘制作单位的全称或通用简称 
  ★光盘封面 
  制作日期:数码照片档案刻录到光盘上的日期。包括年月日,用阿拉伯数字八位数标识。如:20080709 
  保管期限:光盘内存储的数码照片档案的保存时间。 
  审核人:负责检查光盘存储质量的人员姓名 
  光盘种类:光盘的类型 ,如CD-R、DVD-R等 
  (三) 存 储 
  1、整理好的数码照片档案应脱机保存。推荐采用只读光盘(一次写光盘)为存储载体。软磁盘不能作为数码照片的存储载体 
  2、同一个年度的数码照片档案应刻录在一张或多张光盘中 ;不同年度的数码照片档案不应存储在同一张光盘中。 
  3、数码照片档案光盘应一式三套,一套提供利用,一套封存保管,一套异地保存 
  (四)数码照片保管 
  1、  光盘做防写处理。避免擦、划、触摸记录涂层 
  2、  光盘只有在使用时才能将其从包装物中取出,使用后及时放回包装物中。 
  3、  如果光盘有污渍,可用水或中性清洁剂清洁,如用酒精清洗。用擦拭照相机镜头的棉纸从中心向外边缘轻轻擦拭 
  4、  光盘应放在坚硬的塑料包装盒内竖立存放,避免挤压。不得弯折,不得堆叠存放 
  5、  光盘的标签应粘贴在光盘的包装物上,不得直接在光盘上粘贴标记 
  6、  光盘一般每满4年转存一次,原盘同时保留时间不少于4年 
  四:照片档案利用 
  1、 有条件的单位要充分应用计算机管理系统开展数码照片档案的利用工作,发挥其方便、快捷的优势。 
  2、  应用本单位局域网开展利用工作时,要采取相应的软件、数据库安全保护措施,对各节点设置开机密码和利用权限,防止由于病毒、硬件故障、误操作使得数据遗失损坏,防止他人非法获取或篡改数码照片档案,确保计算机管理系统数码照片档案的真实与安全。 
  3、  应用互联网开展利用工作或传递数字照片时,要注意遵守保密规定,严禁涉密信息上载。 
  4、  需要利用涉密或控制的数字照片档案时,应提出申请并得到有关领导批准,方可利用。 
  5、  需要拷贝、复制、打印有关照片,应经过批准,并严格登记手续。禁止涉密或控制的数码照片档案通过公共服务场所洗印。 
  6、  上载网络用于浏览的数码照片档案,应提供照片目录,方便利用者检索。
脚注信息
地址:广州市天河区荷光路第二工业区3号  电话:020-85661966    专业档案用品、档案设备、档案装订整理、档案保护用品等
版权所有 Copyright(C)2003-2019 广州华信档案用品有限公司 粤ICP备14043228